Incorporar facturas y/o documentos...

Una vez creada las carpetas (empresa y ejercicio) y actualizado el Plan contable procederemos a la incorporación de las facturas a Ubyquo.

Trabajaremos desde la pestaña de Documentos donde veremos 4 Áreas diferenciadas:
  • - AZ I Empresa: Archivo digital con las carpetas de las empresas y los ejercicios correspondientes Si no se hubiera indicado empresa y ejercicio se guardarán en la Bandeja de entrada
  • - Tipos de Documentos: Veremos las diferentes carpetas en las que estarán clasificados los documentos de la  empresa seleccionada (sólo veremos las carpetas que contengan al menos un documento)
  • - Documentos: Relación de los documentos y/o facturas incluidas en la carpeta.
  • - Documentos seleccionados: Es el visor de Ubyquo donde veremos la imagen del documento seleccionado.

Existen tres formas para la incorporación de facturas y/o documentos a Ubyquo.

1.-  Mediante el botón Añadir de la pestaña Documentos


Se abrirá el explorador de windows donde buscaremos los documentos a incorporar, los seleccionaremosy pulsaremos el botón Abrir.


2.- Directamente desde el explorador de Windows al Área Documentos


                                 

En ambos casos se abrirá la ventana Añadir Documentos

 

Especificaré la empresa y el ejercicio
a los que corresponden los documentos, así como el tipo de documentos (Ubyquo ofrece una serie de carpetas pero el usuario podra editar el nombre del tipo de documentos a incorporar), lo cual podré reclasificar si fuera necesario posteriormente con el proceso de  Cambiar documentos de tipo, empresa y/o ejercicio.

También podremos indicar como queremos importar los documentos, es decir, un documento por cada archivo o un documento por cada hoja que compone cada archivo, lo cual se podrá hacer también cómodamente después con el proceso de Agrupar y/o separar documentos        

3.- Utilizaremos el Importador de Ubyquo.


Al presionar sobre el icono de Ubyquo         de la barra de tareas de Windows.

En el menú que emerge seleccionaremos Abrir carpeta Ubyquo Import y se abrirá el explorador de Windows mostrando las carpetas de Bandeja de Entrada y la de Contabilidad.
                          
                   
                                         
 

Copiamos o arrastramos las facturas/documentos a la carpeta correspondiente.

En Bandeja de entrada incluiremos aquellas facturas/documentos que no podamos clasificar previamente por tipo de documetno, ejercicio y/o empresa.

De Contabilidad colgarán las carpetas de empresa y ejercicio que hayamos creado en Ubyquo, nunca se crearán desde el explorador de windows.

El resto de carpetas se crearán desde aquí si vamos a utilizar esta modalidad de incorporación de facturas, y sólo serán visibles desde Ubyquo si contienen al menos un documento.


Una vez incorporadas las facturas a Ubyquo se puede proceder a la Contabilización automática de facturas.

                                                          

                                                












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