Incorporar facturas y/o documentos...
Trabajaremos desde la pestaña de Documentos donde veremos 4 Áreas diferenciadas:
- - AZ I Empresa: Archivo digital con las carpetas de las empresas y los ejercicios correspondientes Si no se hubiera indicado empresa y ejercicio se guardarán en la Bandeja de entrada
- - Tipos de Documentos: Veremos las diferentes carpetas en las que estarán clasificados los documentos de la empresa seleccionada (sólo veremos las carpetas que contengan al menos un documento)
- - Documentos: Relación de los documentos y/o facturas incluidas en la carpeta.
- - Documentos seleccionados: Es el visor de Ubyquo donde veremos la imagen del documento seleccionado.
Existen tres formas para la incorporación de facturas y/o documentos a Ubyquo.
1.- Mediante el botón Añadir de la pestaña Documentos
Se abrirá el explorador de windows donde buscaremos los documentos a incorporar, los seleccionaremosy pulsaremos el botón Abrir.
2.- Directamente desde el explorador de Windows al Área Documentos
En ambos casos se abrirá la ventana Añadir Documentos
Especificaré la empresa y el ejercicio a los que corresponden los documentos, así como el tipo de documentos (Ubyquo ofrece una serie de carpetas pero el usuario podra editar el nombre del tipo de documentos a incorporar), lo cual podré reclasificar si fuera necesario posteriormente con el proceso de Cambiar documentos de tipo, empresa y/o ejercicio.
También podremos indicar como queremos importar los documentos, es decir, un documento por cada archivo o un documento por cada hoja que compone cada archivo, lo cual se podrá hacer también cómodamente después con el proceso de Agrupar y/o separar documentos
3.- Utilizaremos el Importador de Ubyquo.
Al presionar sobre el icono de Ubyquo
de la barra de tareas de Windows.En el menú que emerge seleccionaremos Abrir carpeta Ubyquo Import y se abrirá el explorador de Windows mostrando las carpetas de Bandeja de Entrada y la de Contabilidad.
Copiamos o arrastramos las facturas/documentos a la carpeta correspondiente.
En Bandeja de entrada incluiremos aquellas facturas/documentos que no podamos clasificar previamente por tipo de documetno, ejercicio y/o empresa.
De Contabilidad colgarán las carpetas de empresa y ejercicio que hayamos creado en Ubyquo, nunca se crearán desde el explorador de windows.
El resto de carpetas se crearán desde aquí si vamos a utilizar esta modalidad de incorporación de facturas, y sólo serán visibles desde Ubyquo si contienen al menos un documento.
Una vez incorporadas las facturas a Ubyquo se puede proceder a la Contabilización automática de facturas.